Fehlender Beleg
Den Kauf und die für den Nachweis zuständige Person identifizieren.
Geschäftsausgaben
Die Reise endet. Die Unterlagen sind vollständig.
Jeden betrieblichen Kauf mit Karteninhaber, Beleg und Geschäftszweck verbinden. Die Finanzabteilung erhält einen vollständigen Vorgang zur Prüfung und Abstimmung.
Ausgabenkontext
Den Zusammenhang mit dem Kauf festhalten.
Die Hotelzahlung gehört zu einer Person, einer Reise und einem Budget. Ergänzen Sie diese Angaben, solange der Kauf noch leicht zu erklären ist.
Firmenkarten entdeckenAusgabenablauf
Von der Transaktion zum buchungsfertigen Vorgang.
Alle Schritte verbunden halten, damit sich Abweichungen im Zusammenhang klären lassen.
Erfassen
Transaktion, Beleg und verantwortlichen Karteninhaber verknüpfen.
Zuordnen
Kategorie, Kostenstelle und Geschäftszweck ergänzen.
Prüfung
Richtlinien und Freigaben prüfen. Fehlende oder widersprüchliche Angaben zur Klärung zurückgeben.
Abgleichen
Die endgültige Transaktion für den Buchhaltungsexport mit dem Ausgabenbeleg abgleichen.
Abweichungen
Beim Monatsabschluss weniger rekonstruieren müssen.
Klare Aufzeichnungen machen offene Punkte sichtbar.
Richtlinienabweichung
Begründung und Prüfentscheidung direkt an der Ausgabe festhalten.
Erstattung oder Korrektur
Die geänderte Transaktion und eine mögliche Prämienanpassung abstimmen.
Nein. Die Transaktion zeigt die Zahlung. Beleg und Ausgabenangaben erklären den betrieblichen Kauf.
Berechtigte Käufe können nach dem Firmenprogramm Cashback erhalten. Der Prämienstatus bleibt von der Ausgabenfreigabe getrennt.
Nach Zuordnung und Prüfung sieht der Ausgabenprozess einen Buchhaltungsexport vor. Bestätigen Sie das benötigte Format und die passende Anbindung für Ihre Einrichtung.
Der Finanzabteilung die nötigen Unterlagen geben.
Besprechen Sie Karten, Belegprozesse, Kostenstellen und Anforderungen Ihrer Buchhaltung.